PDF校正を考える

PDFを使った校正のやり取り

印刷物を作成するDTP・印刷ワークフローにおいて、データがあるべき形に組版・レイアウトされているかどうかをチェックする工程が校正です。以前は、手書き原稿の文字が誤植なく組まれているかどうかを確認する文字校正が中心でしたが、原稿がテキストデータで入稿されるのが一般的になり、グラフィカルなレイアウトが多くなるにつれて、初校段階から、デザイン的な部分も含めたレイアウト全体をチェックするようになってきました。

DTPにおける校正は、レイアウト済みデータをプリンタで出力したゲラに修正指示を書き入れていくというのが一般的です。ちなみに、ゲラに修正指示を書き入れることを俗に「赤字を入れる」と言いますが、これは昔から、修正指示は赤鉛筆や赤のボールペンなどで書き入れるのが当たり前だったからです。なぜ赤なのかというと文字など黒いゲラに赤が入ると目立つからであり、逆に言うと、修正指示は目立つように書かなければならないということでもあります（自信がないから小さくこっそり書くというのはダメで、自信がないならないなりに「要確認」などと書けばよいわけです）。

さて、DTP制作側とクライアントの間での校正のやり取りという観点で考えると、制作側で出力したゲラをクライアントに持っていき、クライアントが赤字を入れたゲラをさらに制作側に渡し、制作側がゲラの赤字を見ながらデータを修正していくという流れになります。

この場合、“ゲラ”という物体のやり取りになるため、どうしても時間的、空間的な制約が生じます。そこで、時間的に余裕がない場合や遠隔地とのやり取りで最近利用されるようになってきたのがPDFを使った校正です。

PDFはデータをそのままの形で電子文書化したものであり、しかも書き出す設定次第でかなりファイル容量を軽くすることができるという特徴があります。DTPデータを軽いPDFに書き出し、それを電子メールなどでクライアントに送り、クライアント側でPDFを出力してチェックするというワークフローであれば、ゲラを持ち運ぶ手間を省くことができ、時間や空間的制約を乗り越えることができるわけです。

従来であれば、こういった場合はFAXを使うしかありませんでしたが、FAXだと解像度が粗く、文字がつぶれたり、アミが確認できない、カラーFAXが普及していないため色のチェックはできないなど、制約も多く、厳密な校正には適していませんでした。PDFであれば、クライアント側で出力するプリンタさえ用意すれば制作側で出力するのと全く同じゲラを簡単に出力できるのです。

PDF校正の流れ

PDFの校正では、制作側からクライアントなど校正する側にPDFを送り、それを校正側が校正するという点は変わりませんが、どのように校正するのか、また、校正したものをどうするかというところは一様ではありません。

もっとも単純な形は、校正する側がPDFをプリンタで出力し、ゲラに手書きで赤字を入れ、それを制作側に渡すというものでしょう。これだと制作から校正へのゲラの移動が電子化されただけで校正の戻しはこれまでと変わりません。ただし、校正する側も修正する側も従来と同じやり方で作業できるというのがメリットです。

次に、校正側で出力したゲラに赤字を書き入れ、それをFAXで送るというやり方があります。FAXだと品質に問題があるというのはこれまでと同じであり、制作側が修正指示を見落としやすいという点が欠点ですが、少なくとも校正側はきれいなゲラできちんとチェックできるわけで、全体のスピードを考えるとそれなりのメリットはあります。

さらに、校正側が出力したゲラに赤字を入れ、それをスキャンしてデータとし、オンラインで制作側に送り返すという方法もあります。スキャンしたデータはPDFにすれば軽くなり、電子メールに添付することもできます。

カラースキャナも安価になっていますし、紙をスキャンしてPDFに保存する機能を持つ複合機もありますから、環境さえ整っていればそれほどの手間ではありません。何より、制作側でも赤字を赤として認識できるのは、修正漏れや修正ミスを防ぐという意味でも有効です。

そしてもうひとつの方法が、Acrobatを使ってPDFに直接修正を書き入れていくというもの。Acrobatには「注釈」という機能が用意されています。この注釈機能を使うと、PDFの文字や任意のオブジェクトに対して修正や削除などのコメントを付加することが可能です。注釈を付加したPDFを保存し、電子メールなどで送れば、制作側がPDFを開いて修正箇所を確認するだけでなく、校正側が入力した修正テキストをコピーすることもでき、より信頼性の高い修正が可能になります。

アドビ社では注釈を使ってオンラインで行う校正を「レビュー」と呼んでいますが、レビューは電子メールだけでなくサーバを使って行うこともでき、また、複数のユーザーによるレビューをまとめたり管理することもできるなど、バージョンが上がるたびに機能が強化されています。

PDF校正の理想と現実

Acrobatの注釈機能を駆使して校正側がレビューを行い、それを利用して制作側がDTPデータを修正する、というのがアドビ社の考える理想の姿でしょうし、大変スマートな方法でもあります。ただし、それが現実のDTP現場に即したやり方かどうかはまた別の話です。

DTPにおける校正というのは、印刷物をシミュレーションし、問題がないかどうかチェックするということに他なりません。ということは、シミュレーションの形は、印刷物と同じように紙であるべきということにもなります。実際、紙のゲラを校正するのと画面でPDFを校正するのでは、紙での校正のほうが校正しやすく、校正ミスも少ないのです。

もちろん、これはデバイスの問題でもあると思われるため、モニタの技術が進み、さらに高精細で目に優しくなり、見る姿勢も自由に変化できるようになってくれば画面での校正も紙の校正と違いがなくなってくるかもしれません。しかし、今のところはまだ校正の形としては紙に優るものはないのです。

修正する側からしても、画面で注釈を見ながら修正するというのは意外に疲れるものです。どこに修正があるかを確認するには全体を見なければなりませんし、細かい修正をチェックするには拡大する必要があります。紙であれば、首の角度を上下させるだけのことなのに、ズームインとズームアウトを繰り返すのはたとえボタンひとつの作業でも面倒なのは事実です。

なお、Acrobatには、注釈を別ページに出力する、あるいは引き出し線で修正箇所とつなげた形にして出力するなど注釈ごと紙に出力する機能も用意されていますが、これも修正箇所が多いと分かりづらくなります。

結局のところ、せっかくPDFを使っても、紙のゲラをベースにした校正に変わりはなく、移動だけが電子化されるというのが現実に即しているようにも思われます。

もちろん、注釈にはそのままコピーして修正できるという無視できないメリットもあります。こまごまとした修正は紙のほうがよく、数は少ないが差し替えなどの大きな直しがあるという場合は注釈レビューに分があります。修正がどのようなものかによって、PDF校正の方法も使い分けるというのがもっとも合理的なやり方なのかもしれません。

（田村　2008.11.17初出）

（田村　2016.11.8更新）