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InDesignにおける検索・置換のコツ |
大量の修正に便利な検索・置換
DTPには修正が付き物です。最近は著者が原稿を自分でテキスト・データに入力することが多くなったため、きちんとした原稿が入稿されればそのまま印刷まで無修正で行ってもおかしくないように思いますが、実際にはレイアウトした後で大幅な修正が発生することが少なくありません。
修正は制作作業の中で大きなウエイトを占めています。組版作業は自動化などによって省力化を図ることも可能ですが、修正だけは手作業で一つ一つこなしていかなければならず、赤字個所が多いと手間も馬鹿になりません。しかも、修正個所が多ければ多いほど修正ミスの可能性も高くなるのです。
修正がそれぞれまったく異なるものであれば、一つずつ直していく以外方法はありませんが、複数の個所で同じ修正をするような場合は、検索・置換機能を使うと便利です。特にInDesign（インデザイン）の検索・置換機能は、選択されているひとつながりの文章だけでなく、ドキュメント全体や開いている全てのドキュメントに対して一括で検索・置換することができ、うまく利用すれば効率的かつ確実な修正作業が可能になります。
特殊文字と形式
InDesignの検索・置換機能の大きな特徴は、単なる文字列以外の検索や置換ができることでしょう。検索・置換機能というと、ある文字を検索し、それを別の文字に置換するというのが一般的なイメージです。しかし、実際の仕事では、単純な文字列の置換以外にもさまざまな処理が必要になってきます。
たとえば、アルファベットを全てイタリックにするとか、特定条件の文字列を全て太字にするなど、文字の複雑な特定を絡めた修正も求められるわけです。「正規表現」を使えればこういった処理も楽になりますが、InDesignは正規表現に対応していません。どうしても正規表現を使うとなると、いったんテキストをエディタなどに戻す必要がありますが、修正の段階でエディタとテキストのやり取りをするのはトラブルにつながりかねず危険です。
正規表現が使えない代わりにInDesignに用意されているのが「特殊文字」です。特殊文字とは、通常では検索・置換に指定できない文字などを検索・置換するための記号。たとえば、著作権記号や登録商標記号といった特殊な文字の他、各種スペースやダッシュ、引用符、ハイフン、タブ、改行、インライン・グラフィックなど、そのままでは入力できないものを指定することが可能です。
特殊な文字だけではなく漢字やアルファベット、数字など文字種を指定することも可能です。たとえば、パーレンの後に欧文アルファベットがくる個所を検索したい場合、パーレンの後にアルファベットをAからZまで一つずつ入れてそれぞれ検索していってもいいのですが、それだとあまりに手間がかかります。InDesignには「文字」「数字」「欧文アルファベット」「漢字」といった文字種を検索する特殊文字も用意されています。
さらに便利なのが、文字の属性を指定する「形式」というオプションです。このオプションを使うと、文字の属性を検索・置換することができます。
たとえば、上付きの数字を検索して、イタリックにするといった処理を考えてみると、検索欄に数字の特殊文字を入れて「形式」に上付きを指定し、さらに置換の「形式」でイタリックを指定するだけで処理することができます。なお、形式には、文字の属性だけでなく、文字スタイル・段落スタイルを指定することも可能です。
検索・置換機能の限界
InDesignの検索・置換機能はかなり強力ですが、実際の仕事だと、それでも不十分なことは少なくありません。たとえば、前後を任意のアルファベットに挟まれた全角パーレンを半角にするという処理を考えてみましょう。
アルファベットの特殊文字は「^$」ですから「^$（^$」あるいは「^$）^$」で該当する文字列を検索することはできます。ただし、置換の欄には任意のアルファベットの特殊文字を入れることができないため、「^$(^$」といった置換はできません。要するに“任意の文字”を含んだ文字列は、検索はできても置換することができないのです。
こういった場合、一つずつ検索しながら修正していくという方法が一般的かもしれません。InDesignの検索・置換機能だと、検索・置換ダイアログを出したままドキュメントを修正することができるので、検索しながらヒットした文字列を手作業で修正することができます。ただし、ヒットする数が多いと時間と手間がかかり、しかもミスの危険もあります。
発想を変えてみましょう。問題は、任意の文字と置換したい文字の組み合わせにおいて検索・置換処理が一度にできないということです。それであれば、処理を複数に分け、最終処理で置換したい文字だけの置換ができればいいのです。ただしInDesignの検索・置換機能には絞り込み検索のような中間処理を保持する機能はないので、複数に分けた処理には工夫が必要です。
先ほど述べたように、InDesignでは文字の属性も検索・置換することができます。これを利用するのです。まず一回目の処理で、任意の文字を含む文字列を検索して特定の属性に置換します。たとえば「^$（^$」を検索し、置換の「形式」で特定の色を指定して置換、といった具合です。属性は何でもかまいませんが、色なら一目で分かるので作業しやすいでしょう。
次に、検索の「形式」で、置換した属性を指定し（これが「絞り込み検索」にあたる）、さらに検索と置換欄に変換したい文字を指定して処理を実行します。最後に、変更された属性を元に戻せば作業は完了です。
なお、置換に利用する属性は元テキストで使われていないものでなければなりません。また、元テキストで該当文字列の属性が複数ある（色なら黒の他にマゼンタなど）場合は、属性ごとに個別に処理をしないと元に戻せなくなります。こういった方法を使う場合は、事前にきちんとチェックをしておかないと思わぬトラブルが起きるので十分注意しなければなりません。
（田村 2006.7.31）
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